Og nej, 2 minutters reglen i dette indlæg handler ikke om den historie, som jeg læste, om en arbejdsgiver, der forlagte af sine medarbejdere, at de inden for maximalt 2 minutter besvarede arbejdsrelaterede sms’er og mail. Døgnet rundt. Hvis de ikke kunne leve op til det, kunne han ikke bruge dem.

 

Indlægget handler derimod om 2 forskellige versioner af 2 minutters reglen, og vores JTI-præferencer i den sammenhæng.

 

Det tager kun 2 minutter

 Den ene version af 2 minutters reglen går ud på, at alle de opgaver du har i løbet af dagen, der tager under 2 minutter, skal du løse med det samme. I dit arbejdsliv kan det være alt lige fra at acceptere en mødeinvitation til at sætte opvaskemaskinen i fælleskøkkenet over til at arkivere et dokument.

 

En af begrundelserne til at bruge denne version af 2 minutters reglen er, at du bruger længere tid på at huske, at du skal lave opgaven, end bare at få den gjort med det samme.

 

Udfordringen ved denne fortolkning er, at du bliver afbrudt i det, du er i gang med. Hver gang du gør noget andet end det, du burde eller skulle gøre, tager det dig tid at vende tilbage til opgaven. Afvekslingen – der til tider helt ærligt nok mest kan ses som en overspringshandling – er noget personer, der i JTI-sammenhæng har en præference for P, trives godt med. Specielt hvis det de synes, at det de burde lave, er kedeligt.

 

En anden udfordring er, at ofte tager 2 minutters opgaverne længere tid end de tiltænkte to minutter:

• Du giver dig til at undersøge mødeindholdet til det møde, du har accepteret, i detaljen
• Du falder i snak med en kollega ved opvaskemaskinen
• Journalsystemet er nede lige, når du har bestemt dig for at journalisere

Det kan altså ende med, at du aldrig – eller i hvert fald meget senere – kommer tilbage til din oprindelige opgave, fordi din 2 minutters opgave tog al din tid.

 

Brug 2 minutter på at organisere

Den anden version af 2 minutters reglen stammer fra David Allens bog ”Getting things done”. Ifølge David Allen skal du bruge de 2 minutter på at systematisere og organisere selve opgaven. Du skal altså ikke løse opgaven, men derimod planlægge den.

 

Du kommer fx lige fra et møde, hvor du har fået en række opgaver, og så bruger du 2 minutter på at planlægge, hvornår du skal lave dem. Hvis du er heldig, har du et system, der understøtter dette. Og ellers kan du lave dit eget system, så du hurtigt kan danne dig et overblik over opgavernes omfang. I forhold til JTI vil det specielt være J’ere, der trives med at systematisere og organisere. Det er rart at vide præcist, hvad man skal – og hvornår.

 

JTI og 2 minutter

Alt afhængigt af vores JTI-præferencer er der altså elementer, der tiltaler os ved de to fortolkninger af 2 minutters reglen, mens andre er udfordrende for os.

 

Version 1 tiltaler mest P’ere, da de godt kan lide at springe frem og tilbage mellem opgaverne. Til gengæld kan det være en udfordring for dem, hvis opgaverne bliver alt for skemalagt. De kan ligefrem føle, at de bliver berøvet deres personlige frihed, hvis de alt for præcist ved, hvad de skal størstedelen af tiden, som version 2 lægger op til.

 

Version 2 vil til gengæld være den version, hvor J’ere trives bedst. Her får de for alvor deres præference for at systematisere og organisere i spil. De trives godt med mål, milepæle og planer. Tjeklister bruges som en detaljeret guide til dagens opgaver, mens P’ere i højere grad bruger tjeklister for ikke at glemme noget. Den rækkefølge, hvor opgaverne løses i, er knapt så interessant. De skal nok blive løst.

 

Slutningen på historien

I JTI-sammenhæng er der ikke præferencer, der er gode eller dårlige. Det er ikke bedre at være J end at være P. Bogstaverne er derimod et udtryk for forskellige præferencer. De måder, som vi foretrækker at gøre tingene på. Vi kan godt gøre tingene på en anden måde, men hvis vi helt selv må bestemme, har vi en måde, vi helst vil gøre det på.

 

Og for lige at runde den indledende historie af, skal jeg for en god ordens skyld huske at skrive, at arbejdsgiveren skam selv levede op til sin 2 minutters regel. Det var slet ikke det.

 

Vil du vide mere?

Du kan læse mere om JTI her på siden: JTI

Hvis du vil vide mere, så kontakt mig endelig på 29700237 eller chp@hr-chp.dk.